Los Beneficios de los Planes de Cafetería

Los Beneficios de los Planes de Cafetería

14 de septiembre de 2005 8 min leído Las opiniones expresadas por los colaboradores Empresarios son las suyas propias.
Uno de los beneficios para empleados más infravalorados e infrautilizados disponibles hoy en día para las pequeñas empresas se describe en la sección 125 del Código Tributario de los Estados Unidos. Una sección 125 o plan de"cafetería" permite a los empleados retener una porción de su salario antes de impuestos para cubrir ciertos gastos médicos o de cuidado de niños. Debido a que estos beneficios están exentos de impuestos federales y estatales, el ingreso imponible de un empleado se reduce, lo que aumenta el porcentaje de su salario neto. Y debido a que los beneficios antes de impuestos no están sujetos a impuestos federales de retención del seguro social, los empleadores ganan al no tener que pagar FICA--o primas de compensación de trabajadores--sobre esos dólares.

Con tantas ventajas, ¿por qué se infrautiliza el plan? La razón más probable es que estos planes no generan muchas ganancias para las compañías de administración de beneficios, y con pocas ganancias que obtener, sólo se está haciendo una mínima publicidad. Esto significa que muchas personas desconocen que el plan existe. Pero utilizar el indicador de impuestos para su negocio puede ser una manera increíble de mejorar su paquete de beneficios para empleados, al mismo tiempo que aumenta sus márgenes.
Bajo un plan de cafetería, sus empleados pueden aprovechar tres beneficios flexibles específicos:
1. Descuentos en las primas de seguro de salud antes de impuestos, también conocido como Plan de Sólo Prima (POP). Los planes POP permiten a los empleados elegir retener una parte de su salario antes de impuestos para pagar su contribución a la prima de la mayoría de los planes de beneficios de salud y bienestar patrocinados por el empleador. El plan ofrece una manera sencilla de obtener un tratamiento fiscal favorable para los beneficios ya ofrecidos. La mayoría de las compañías actualmente tienen esto establecido a través de su proveedor de nómina. Un plan POP es el tipo más simple de plan de la Sección 125 y requiere poco mantenimiento una vez que se ha establecido a través de su nómina.
2. Gastos médicos no reembolsados de su bolsillo, también conocidos como cuentas de gastos flexibles (FSA). Una FSA permite que un empleado financie ciertos gastos médicos antes de impuestos a través de una reducción de salario para pagar gastos de bolsillo que no están cubiertos por el seguro (por ejemplo, deducibles anuales, copagos de oficina, recetas, medicamentos de venta libre y ortodoncia). El empleado promedio que trabaja en Estados Unidos gasta más de $1,000 anualmente en estos tipos de beneficios. Al participar en una FSA, el ingreso imponible de un empleado se reduce, lo que aumenta el porcentaje del sueldo que se lleva a casa.
3. Cuentas de gastos flexibles para el cuidado de dependientes. La FSA es un beneficio atractivo para los empleados que pagan por el cuidado de los hijos o por el cuidado a largo plazo de sus padres. Muchos empleados no se aprovechan de este beneficio y pueden no estar al tanto de los ahorros significativos en impuestos. Los empleados pueden retener hasta $5,000 anuales de su salario antes de impuestos para gastos de cuidado de dependientes, que incluyen gastos que pagan mientras trabajan, buscan trabajo o asisten a la escuela a tiempo completo.
Los gastos de cuidado de dependientes calificados pueden incluir, pero no se limitan a, el cuidado de un niño menor de 13 años, el cuidado a largo plazo para los padres, el cuidado de un cónyuge discapacitado o de un dependiente incapaz de cuidarse a sí mismo, y los campamentos de verano. Además, al pagar por el cuidado de dependientes con dólares antes de impuestos, sus empleados pueden ahorrar aproximadamente entre un 20 y un 40 por ciento en sus gastos de cuidado de niños.
La mejor parte del plan de la Sección 125 es que la mayoría de sus empleados ya están pagando estos gastos de sus propios bolsillos con dólares después de impuestos. Los planes de la cafetería les ofrecen una manera notable de ahorrar dinero que ya están gastando.
Así es como funciona:

• Antes del comienzo de cada año del plan, un empleado calcula cuánto gastará en gastos médicos de su bolsillo y/o gastos de cuidado de dependientes durante el transcurso de su año del plan. (El año del plan se definiría en su descripción resumida del plan).
• Nota: Es importante que los empleados no sobreestimen sus montos anuales de elección, ya que la FSA es un beneficio de"úsalo o piérdelo" y perderán cualquier saldo no utilizado que quede en la cuenta al final de cada año del plan. (Hay un período de gracia durante el cual un empleado puede presentar reclamaciones para cada año del plan.) Si hay un superávit de la FSA al final del año del plan, el empleador retendrá el saldo restante para compensar los gastos administrativos o los costos futuros de los beneficios de los empleados.
• Esta cantidad es entonces deducida en el transcurso del año del plan de sus cheques de pago antes de ser gravada y es depositada en su cuenta de gastos flexible. En o después del primer día del año del plan, se restringe a un empleado de cambiar o revocar el acuerdo de la sección 125 con respecto a las primas antes de impuestos hasta que el año del plan haya terminado, a menos que ocurra un "cambio en la situación familiar" (como se define en el código de impuestos federales) y el cambio sea consistente con el "cambio en la situación familiar".
• Sus empleados pagarían sus gastos de bolsillo por adelantado y luego presentarían un reclamo y documentación al administrador del plan. Un reembolso se haría entonces de su propia cuenta con dólares antes de impuestos y se les enviaría en forma de cheque.

Entonces, ¿cuáles son los beneficios para usted como empleador?

• Cada dólar gastado en el plan 125 reduce la nómina de un empleador. Por lo tanto, usted no tiene que pagar FICA o primas de compensación de trabajadores en esos dólares. En muchos casos, estos ahorros pueden sumar hasta el 20 por ciento de cada dólar que se pasa a través del plan.
• La implementación de un plan de cafetería puede "suavizar el golpe" de los aumentos de primas a los empleados. Por ejemplo, supongamos que las primas médicas de una compañía aumentan un 10 por ciento durante el año, una cantidad que no es desconocida. Supongamos que un aumento del 10 por ciento hace que la prima de uno de los empleados de la compañía, incluyendo a sus dependientes, pase de $800 a $880 por año. También supongamos que el empleador paga el 100 por ciento de la tarifa de sólo empleado, que en este ejemplo es de $200, dejando al empleado responsable del costo de sus dependientes ($600). Con un aumento del 10 por ciento en la parte que paga el empleado, éste está pagando ahora 60 dólares adicionales. Si estos costos adicionales se ejecutan a través de un plan POP, un empleado en la categoría del 25 por ciento de impuestos tendría un aumento de sólo $45, en lugar de $60.
• Los empleados pueden utilizar el ahorro de impuestos para invertir en planes de jubilación. Al usar un FSA, sus empleados pueden ahorrar dinero en sus gastos diarios, liberando así más de sus ingresos para ser asignados a su cuenta 401(k), lo que aumenta la participación.

¿Y cuáles son los beneficios para sus empleados?

• La participación en un plan de cafetería reduce el salario imponible de un empleado y aumenta el porcentaje de su salario neto, aumentando así sus ingresos utilizables.
• Reciben una mayor deducción en los gastos de cuidado de dependientes que la que ofrece un crédito tributario tradicional al final del año.
• Hay menos impacto en los empleados por los aumentos de seguro, tales como primas, copagos, deducibles, etc. Una de las formas más comunes para que los empleadores mantengan bajos los costos de los beneficios es simplemente reducir los niveles de beneficios de la oferta de su plan. Mientras que esto le ahorra dinero en sus primas, sus empleados se enfrentan a mayores deducibles, copagos más altos, montos de medicamentos recetados más altos y así sucesivamente. A través del uso de una FSA, los empleados pueden ahorrar dinero para cubrir estos montos incrementados, lo que reduce sus costos de bolsillo porque están ahorrando dinero libre de impuestos.

Existen varios procedimientos administrativos que deben cumplirse para cumplir con los requisitos legales del código de la Sección 125.
1. Se debe establecer un documento del plan. Este documento contiene detalles específicos, como una descripción de los beneficios del empleado que están cubiertos a través del plan, reglas de participación, límites anuales, procedimientos de elección, elegibilidad y contribución del empleador. También define el año del plan.
2. Se debe distribuir una descripción resumida del plan (SPD) a todos los participantes. La Sección 104(b) de la Ley de Valores de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974 (Employee Retirement Income Securities Act, ERISA), la ley básica diseñada para proteger los derechos de los participantes y beneficiarios de los planes de beneficios de los empleados, requiere que se distribuya un SPD a todos los participantes no más de 90 días después de que un empleado se convierte en participante o dentro de los 120 días de que el plan quede sujeto a ERISA. El beneficiario de un participante también debe recibir el resumen de la descripción del plan dentro de los 90 días después de ser elegible para los beneficios. El SPD resume los detalles específicos del plan, los procedimientos de presentación de reclamaciones y la información relacionada con el patrocinio y la administración del plan. Además de distribuirlo a sus empleados y sus beneficiarios, también debe presentarlo ante el Departamento de Trabajo dentro de los 120 días de la fecha de vigencia del plan.
3. Hay un cumplimiento continuo que debe ser atendido. Las leyes cambian y se actualizan constantemente. La legislación federal requiere que los planes de la sección 125 no puedan discriminar en cuanto a la elegibilidad y los beneficios que se proporcionan. El incumplimiento de los requisitos de no discriminación eliminaría el estatus de libre de impuestos de los beneficios proporcionados a los empleados altamente compensados y/o a los empleados clave.
Uno de los mejores beneficios para los dueños de negocios es que los planes de cafetería cuestan muy poco para establecer y mantener. Para la mayoría de los empleadores, el costo de implementar el plan se recupera a través de ahorros en impuestos durante el primer año; incluso puede comenzar a ahorrar dinero tan pronto como el mes siguiente a la instalación de un plan POP. Entonces, ¿a qué estás esperando? Ahora es el momento de actuar, para beneficiar a sus empleados y a su negocio.
Trent D. Bryson, CFP, es presidente de Bryson Financial Group, una compañía consultora de beneficios para empleados en Long Beach, California, que trabaja con compañías a nivel regional y nacional con respecto a sus necesidades de beneficios para empleados.